Vastgoed

Beleidskader
De gemeente is verantwoordelijk voor het optimaal inzetten van haar vastgoed ter uitvoering van bestuurlijk vastgestelde doelen. De gemeente draagt zorg voor efficiënte en gemeentebrede beleidsvorming op het gebied van ontwikkeling en realisatie, beheer en inzet van het gemeentelijk vastgoed. Het planmatig laten uitvoeren van eigenaarsonderhoud is hier een belangrijk onderdeel van. Het streven is om aan alle panden onderhoud uit te voeren conform een éénduidige systematiek. Daarbij wordt in principe een strikte scheiding tussen het eigenaarsonderhoud en het huurdersonderhoud (gebruikersonderhoud) gemaakt, conform het Burgerlijk Wetboek. De gemeente is op basis hiervan uitsluitend verantwoordelijk voor het laten uitvoeren en bekostigen van het eigenaarsonderhoud. Daar waar de gemeente zelf ook gebruiker is, geldt uiteraard dat de gemeente ook het gebruikersonderhoud verzorgt.

De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt onderhouden conform de methodiek van conditie gestuurd onderhoud (NEN2767). In deze systematiek wordt gekeken naar de staat van de afzonderlijke bouwelementen. Afhankelijk van de conditie wordt er een kwaliteitsscore aangegeven van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht).

In de op 20 februari 2014 door de gemeenteraad vastgestelde ‘Nota Vastgoed’ (RIS 269126) is beschreven dat het streven is om voor panden die structureel onderdeel uitmaken van de vastgoedportefeuille de conditiescore minimaal op niveau 3 (redelijk) te krijgen en/of te houden en per bouwelement in te grijpen wanneer conditie 4 (matig) wordt geconstateerd. Per pand kan er afhankelijk van het toekomstperspectief, locatie en representativiteit op bouwdeelniveau gedifferentieerd worden in het kwaliteitsniveau van onderhoud.

Voor alle objecten die in gemeentelijk beheer zijn met een verwachte beheertermijn van minimaal vijf jaar is een meerjarige onderhoudsplanning opgesteld. Deze worden om de vier jaar geactualiseerd. De planning fluctueert van jaar tot jaar en wijkt daarom altijd af van het structurele onderhoudsbudget dat elk jaar gelijk is.

Om de begroting beter te laten aansluiten op de onderhoudsplanning (aandachtspunt rekeningencommissie jaarrekening 2018) zijn diverse maatregelen getroffen. Allereerst zijn de onderhoudsplanningen scherper geanalyseerd op noodzakelijkheid en haalbaarheid van uitvoering in het begrotingsjaar en zo nodig aangepast. Daarnaast worden financiële bestedingen tijdens uitvoering niet meer per kwartaal maar per maand gemonitord. Zo kan sneller worden gestuurd op afwijkingen. Indien nodig wordt de begroting tijdens het lopende jaar geactualiseerd op de nieuwste inzichten die uit deze monitoring volgt. Daarbij brengt het beheer van vastgoed met zich me dat niet alles vooraf volledig goed is te bepalen. Het kan voorkomen dat bij de voorbereiding en uitvoering van werkzaamheden asbesthoudende materialen worden geconstateerd. Kostbare sanering is dan noodzakelijk. Tevens is recent sprake van hogere uitgaven aan brandveiligheid van gebouwen door gewijzigde scherpere regelgeving en vervroegde vervanging van brandmeldinstallaties omdat een installatie niet meer te onderhouden is wegens gebrek aan benodigde onderdelen omdat deze niet meer worden geproduceerd.

Verduurzaming Meerjarige Onderhoudsplannen
Reguliere verduurzamingsmaatregelen worden op natuurlijke vervangingsmomenten uitgevoerd zoals het isoleren van een dak wanneer de dakbedekking vervangen moet worden, of vervanging door energiezuinigere installaties. Om beter zicht te krijgen op de energetische conditie van een pand en verduurzamingsmaatregelen beter te borgen in de onderhoudsplannen, worden de Meerjarige OnderhoudsPlannen (MOP’s) omgezet naar Duurzame Meerjarige OnderhoudsPlannen (DMOP’s). Dit betekent dat sinds 2016 bij de periodieke inspecties van panden tevens de energetische staat van het pand in beeld wordt gebracht. Met deze informatie kunnen vanuit de DMOP verduurzamingsscenario’s onderzocht worden. In een periode van vier jaar hebben alle panden een her-inspectie gehad en zijn de MOP’s omgezet in DMOP’s.

Naar verwachting zijn eind 2020 alle panden voorzien van een DMOP. Geplande werkzaamheden van onderhoud met verduurzaming als neveneffect worden gefinancierd vanuit de structurele onderhoudsmiddelen, overige maatregelen die niet als onderhoud gekenmerkt worden zullen op grond van de begrotingsvoorschriften niet uit de onderhoudsmiddelen bekostigd worden. Dit heeft overigens niet geleid tot verhoging van de beschikbare exploitatiemiddelen voor onderhoud. De DMOP ondersteunt de opgave het vastgoed conform de gemeentelijke doelstellingen versneld te verduurzamen. De aanpak staat in hoofdlijnen beschreven in de paragraaf vastgoed.

Begroting 2020-2023
Door het gemeentelijk vastgoed als één complex te beschouwen, kunnen schaal- en efficiencyvoordelen behaald worden. Bij het vaststellen van de begroting 2018-2021 zijn de onderhoudsvoorzieningen komen te vervallen. Randvoorwaarden zijn dat alle middelen in de bestaande exploitatie die bestemd zijn voor onderhoud hiervoor beschikbaar blijven en als één budget gezien mogen worden.

Om de systematiek goed te laten functioneren is in 2017 één (gemaximeerde) gemeentebrede reserve ingesteld waarmee de fluctuaties die optreden in de onderhoudsuitgaven kunnen worden opgevangen.

De huidige DMOP vertaald zich naar onderstaande financiële planning:

bedragen x € 1.000

In 2020 worden bijvoorbeeld de volgende geplande onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd:

• Culturele Broedplaats Willem Dreespark 312: In het kader van de DMOP het vervangen van kozijnen met enkel glas voor kozijnen met dubbel/triple glas en gelijk met het vervangen van de dakbedekking isolatie aanbrengen;
• ADO-stadion: Fase twee schilderen staalconstructie tribuneoverkapping;
• Sporthallen Houtrust, Loosduinen en Hogeveld: Reviseren luchtbehandelingskasten;
• Ontmoetingscentrum Morgenstond 1ste Eeldepad 3: Casco renovatie vervangen kozijnen met enkel glas voor kozijnen met dubbel/triple glas, vervangen van de dakbedekking in combinatie met verduurzaming;
• Museon: Renoveren bestaande gevelkozijnen en het plaatsen van HR++ glas;
• Zwembad Overbosch: Schilderwerk gevelkozijnen;
• Voormalig kinderdagverblijf Speelzijde 8: Achterstallig onderhoud wegwerken;
• Buurthuis Mallemok Westduinweg 38-40: Renovatie gevelmetselwerk;
• Koorenhuis Prinsegracht 27: Vervangen dakbedekking;
• Kinderdagverblijf Gaslaan 80: Vervangen dakbedekking in combinatie met verduurzaming.

Voor een tweetal onderdelen van de vastgoedportefeuilles is dekking voor onderhoud anderszins geregeld. Dit is in bovengenoemde overzicht niet opgenomen voor onderwijspanden en stedelijke ontwikkeling. Het onderhoud van de onderwijspanden die in gemeentelijke eigendom zijn en fungeren als wissellokatie, wordt gefinancierd uit het Onderwijshuisvestingsplan dat jaarlijks wordt vastgesteld door de Raad. Het Onderwijshuisvestingsplan voor 2020 wordt in februari 2020 ingediend. Verder bezit de gemeente vastgoed ten behoeve van stedelijke ontwikkeling. De kosten van het tijdelijk beheer van dit vastgoed wordt verrekend met de Reserve Strategisch Vastgoed welke wordt gevoed door de huurinkomsten aangevuld met incidenteel beschikbare middelen zoals het begrote verkoopresultaat van 9,4 mln. t/m 2022.

bedragen x € 1.000

De bovenstaande onderhoudsplanning zal komende jaren nog worden bijgesteld. In de huidige situatie wordt er bij de inspecties beoordeeld op de onderdelen onderhoud en energie waarbij de beoordeling op onderhoud leidend is en energie volgt. Als gevolg van de duurzaamheidsopgave zal bij de toekomstige inspecties meer worden gekeken naar de energie score. Hierdoor zal een verschuiving in de onderhoudsplanning over de jaarschijven gaan plaatsvinden. De onderhoudsplanningen worden daarbij gesynchroniseerd met de planning van de verduurzamingsopgave voor het gemeentelijke vastgoed.

Uitputting reserve
In 2019 is een bijgestelde onttrekking van € 1,925 mln. geraamd uit de Reserve Onderhoud Vastgoed. Deze dient om fluctuaties in de onderhoudsuitgaven op te vangen. In de oorspronkelijke begroting voor 2019 werd uitgegaan van een dotatie van € 0,15 mln. Voor deze omslag (onttrekking in plaats van een dotatie) zijn diverse oorzaken te benoemen die ook relevant zijn voor de situatie in 2020 (en in de begroting zijn verwerkt). Op een aantal oorzaken is weinig tot geen invloed uit te oefenen zoals prijsindexering en marktwerking in de bouwsector en verhoogd niet planmatig-/calamiteitenonderhoud en mutatieonderhoud.

1. Prijsindex huur t.o.v. bouw en onderhoud en marktwerking

De bouwmarkt is overspannen en de verwachting is dat dit de komende jaren zal aanhouden wat leidt tot een sterke stijging van de kosten. De beschikbare onderhoudsmiddelen komen voornamelijk uit de (interne) verhuur van panden. De indexering van de huren zijn de afgelopen jaren veel lager dan de indexering van de bouw- en onderhoudskosten. Door de overspannen bouwmarkt komt het regelmatig voor dat partijen niet inschrijven en dat aanbestedingen boven de geraamde bedragen uitkomen. Vanwege de hoge vraag en het lage aanbod van bouwkundig personeel stijgen de prijzen nog eens extra.

2. Stijging niet-planmatig onderhoud

In de onderhoudsbegroting is per pand een post voor niet planmatig onderhoud opgenomen bestemd voor calamiteiten als bijvoorbeeld lekkages en voldoen aan gewijzigde regelgeving. Sinds afgelopen jaar is een stijging ten laste van deze post zichtbaar. Dit heeft voornamelijk betrekking op asbestsanering en aanpassing of vervanging brandmeldinstallaties wat noodzakelijk wordt door het ontbreken van reserveonderdelen.

3. Eerder uitvoeren van onderhoud als gevolg van Verduurzamingsopgave vastgoed

In 2018 is een eerste tranche van € 7 mln. beschikbaar gesteld voor het verduurzamen van het gemeentelijke vastgoed. Vanaf dat moment zijn plannen geconcretiseerd. Met het totaal beschikbaar te stellen budget van € 10 mln. worden in 2019 en 2020 in totaal 60 panden verduurzaamd. Hoewel zoveel mogelijk aansluiting wordt gezocht bij natuurlijke vervangingsmomenten loopt dit vaak niet gelijk maar is het, ook in financiële zin, effectiever onderhoudswerkzaamheden het kader van de DMOP naar voren te trekken. Bijvoorbeeld dakbedekking vervangen en aanbrengen dakisolatie voordat PV-panelen geplaatst worden.

Als gevolg van deze ontwikkelingen in 2019 die zich door zullen zetten in 2020 komt daardoor de reserve onder druk te staan. Bij het opstellen van de planning voor 2020 is hier rekening mee gehouden worden door werkzaamheden, voor zover mogelijk, door te schuiven naar 2021 en 2022. De reserve zal eind 2022 waarschijnlijk zijn uitgeput. Naar de huidige inzichten vallen de geplande onderhoudswerkzaamheden in 2023 lager uit waardoor de reserve mogelijk voor het eerst weer gevoed kan worden. De ontwikkelingen rond de onderhoudslasten en de beschikbare reserve worden de komende jaren op detail gemonitord.

Raming Reserve Onderhoud Vastgoed                            bedragen x € 1.000

Bundelen eigenaars- en gebruikersonderhoud
Zoals bij de begroting is vastgelegd moet er een efficiencybezuining op de gemeentelijke organisatie gerealiseerd worden. Een van de businesscases uit deze bezuinigingsmaatregel is een efficiency bezuiniging op de huisvesting. In 2019 is met DSB een pilot gestart voor de panden in eigen gebruik bij DSB (stadsboerderijen en het pand in Wilhelminaoord). Het doel hiervan is onderzoeken of door het bundelen van eigenaars- en gebruikersonderhoud de kwaliteit en effectiviteit van het onderhoud verbeterd kan worden. Daarnaast zou de dienstverlening naar de gebruikers verbeteren; minder overlast voor huurders door een betere afstemming van werkzaamheden waarbij er voor de huurder één aanspreekpunt is voor gebouwonderhoud. Als afgeleide hiervan zou mogelijk inkoopvoordeel en effectievere inzet van personeel tot een financieel voordeel kunnen leiden. Onderzocht wordt of door verbreding van de pilot de financiële doelstellingen van de businesscase op termijn behaald kunnen worden. Eind 2020 is de pilot afgerond.

Strategische Kernvoorraad

Beleidskader
Het IDC is  verantwoordelijk voor het onderhoud van de panden die behoren tot de strategische kernvoorraad. Dit zijn de panden Spui, Leyweg, Fruitweg en de stadsdeelkantoren.  

Ten aanzien van het onderhoudsprogramma volgt het IDC de gemeentelijke richtlijn. Het onderhoudsprogramma geeft per object een beeld van de noodzakelijke onderhoudsactiviteiten en de daarmee gepaard gaande kosten voor de komende jaren. Het programma is onderverdeeld in jaarplannen waarmee de uit te voeren onderhoudsactiviteiten ingepland kunnen worden.

Het programma bevat werkzaamheden van bouwkundige, werktuigkundige en elektrotechnische aard. Ook is in kaart gebracht welke werkzaamheden aan liften/roltrappen, aan beveiligings- en toegangscontrolesystemen en aan terreinvoorzieningen noodzakelijk zijn.

Duurzaamheid is een belangrijk punt, maar ook hierin volgt het IDC het gemeentelijk beleid en de initiatieven die vanuit de CVDH worden geïnitieerd. In dat kader nemen we deel aan het programma “Verduurzamen van het Gemeentelijk Vastgoed”.

bedragen x € 1.000

In bovenstaande tabel is er een onderscheid in drie elementen:

1. Preventief/correctief onderhoud, dit zijn de dagelijkse werkzaamheden;
2. Onderhoudsprojecten (MOP), dit zijn werkzaamheden met een projectmatig karakter, waarbij de omvang >  € 10.000;
3. Kapitaallasten voortvloeiend uit investeringen van werkzaamheden met een projectmatig karakter, waarbij de omvang > € 50.000.