Inleiding

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering behelst de volgende onderdelen: personeel, informatie, organisatie, financiën, inkoop, communicatie en huisvesting/facilitair.

Ontwikkeling bedrijfsvoering
Onze organisatie moet mee kunnen bewegen met de (steeds complexere) opgaven en vraagstukken in de stad: dit vraagt om ‘passend organiseren’. De bedrijfsvoering moet deze beweging optimaal faciliteren. Zowel intern als in de relatie met inwoners, bedrijven etc. Tegelijk spelen er bij de bedrijfsvoering stevige financiële problemen die noodzaken tot een stringente budgetbeheersing. Dit leidt tot de volgende speerpunten:

• flexibele aanwending van middelen binnen de bestaande budgetten;
• een strakke financiële sturing;
• innovatie in onze werkwijze en aanpak;
• het ontbureaucratiseren en inzetten op continu ontwikkelen en verbeteren in plaats van reorganiseren;
• de inzet van andere manieren van werken waarbij flexibiliteit en samenwerking voorop staan;
• de doorontwikkeling van de informatievoorziening;
• de investering in onze medewerkers voor wat betreft competenties, vakmanschap en inzetbaarheid.

Daarnaast is voor een omvangrijk deel van onze (meer klassieke overheids)taken en verantwoordelijkheden juist een routinematige en gestandaardiseerde aanpak nodig, waarin doelmatigheid en rechtmatigheid voorop staan.

Wat willen we bereiken?
De komende jaren richt het college zich op verbetering van kwaliteit en efficiency in de bedrijfsvoering. We zetten in op een snellere en betere interne dienstverlening. Processen en producten digitaliseren we waar mogelijk, bijvoorbeeld de complete bestuurlijke stukkenstroom. We leiden mensen op en trekken mensen (al dan niet tijdelijk) aan, om de kennis en vaardigheden die hierbij passen in huis te halen. Het college zal onverminderd letten op doelmatige en effectieve besteding van het beschikbare geld. De verwachting is dat de maatschappelijke opgaven waar de gemeente voor staat blijven toenemen, terwijl de beschikbare financiële middelen niet meegroeien met onze opgaven. De kwaliteitsslag wordt daarom gecombineerd met een efficiency-slag (in de vorm van een taakstellende bezuiniging).  

Wat gaan we daarvoor doen?   
De bundeling van de bedrijfsvoering (centralisatie) was een eerste stap in de ontwikkeling  naar een snellere, goede en efficiënte organisatie. Door de bundeling is onder andere de forse financiële opgave in de bedrijfsvoering beter zichtbaar geworden. De volgende stap die in 2020 start is het uitvoeren van een strategische verbeteragenda voor de bedrijfsvoering als geheel. Hierin schetsen we  een gemeenschappelijk toekomstperspectief en nemen we maatregelen en activiteiten op om dit perspectief daadwerkelijk te realiseren. We kijken daarnaast onder andere  naar huisvesting en werkplekken van de gemeentelijke organisatie; hoe kunnen we gebouwen beter benutten.

Wat gaat het kosten?
Gerichte maatregelen op de bedrijfsvoerings-terreinen (RIS302908) moeten leiden tot een besparing van in totaal € 12 mln. zoals afgesproken in het coalitieakkoord. Deze maatregelen, en de invulling van niet gerealiseerde bezuinigingen uit de vorige bestuursperiode, zijn uitgewerkt in  businesscases; deze moeten bijdragen aan een structurele efficiency verbetering.

Ook worden herstelmaatregelen genomen voor de negatieve stand van de centrale bedrijfsvoeringsreserve (CBR) ten bedrage van € 11,6 mln. Conform artikel 5:8 lid 6 van de verordening komen burgemeester en wethouders bij de begroting met een voorstel om de centrale bedrijfsvoeringsreserve binnen maximaal twee begrotingsjaren (vanaf het begrotingsjaar waarin het tekort is gerealiseerd) tenminste op nihil te krijgen. De maatregelen uit het herstelplan maken onderdeel uit van deze begroting.

Over 2019 worden nieuwe tekorten op de bedrijfsvoering verwacht, waardoor vermoedelijk aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn in 2020.

De totale financiële opgave voor de bedrijfsvoering in de komende jaren is zeer fors en tegelijkertijd is een verdere doorontwikkeling noodzakelijk. Onder andere met behulp van de lopende business cases vind een uitdagende transitie plaats.